La fattura elettronica, questa sconosciuta

Vi sono varie  modalità per assolvere gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici.  Le nuove regole prevedono che l’archiviazione ottica dei documenti può essere ritenuta valida sotto il profilo fiscale così come la fatturazione elettronica. Vediamo insieme di cosa si tratta.

Cos’è una fattura?

La fattura è un documento necessario ed obbligatorio che serve a provare lo scambio di beni o servizi ed il prezzo da  corrispondere. E’ un documento molto importante perchè costituisce la rappresentazione delle operazioni commerciali attuate da soggetti dotati di partita Iva, per questo motivo è richiesta dalla legge la contabilizzazione di tali documenti anche al fine di poter mettere in atto tutti gli adempimenti fiscali.

La fattura prevede degli elementi obbligatori da indicare necessariamente:

• Gli estremi di chi emette la fattura: Ditta, denominazione o ragione sociale, l’indirizzo della sede legale, il numero di partita Iva;
• gli estremi dell’intestatario della fattura: l’azienda o il privato che dovrà provvedere pagare gli importi della fattura nei termini stabiliti;
• la data;
• il numero progressivo annuale;
• descrizione del prodotto/servizio ceduto;
• l’imponibile (prezzo di cessione del bene o compenso per la prestazione), eventuali competenze e contributi di legge (ad es. rivalsa Gestione Separata Inps);
• l’importo dell’IVA (se applicabile dal regime fiscale in cui si opera);
• il totale dato da imponibile più IVA;
• applicazione della ritenuta d’acconto al 20% nei casi previsti;
• termine di pagamento;
• modalità di pagamento.

Cosa è la fattura elettronica?

La fattura elettronica è l’analogo telematico della fattura cartacea, un file che contiene i dati relativi all’ operazione  commerciale effettuata. Anche questo tipo di fattura deve essere conservata in appositi registri. Le modalità  di conservazione delle fatture elettroniche sono previste dalla Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001,  recepita in Italia dal Decreto Legislativo n. 52 del 20 febbraio 2004  e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004.

Nell’ambito della fatturazione elettronica possiamo avere casi distinti:

1. il documento di origine è cartaceo ma la trasmissione avviene elettronicamente, pensiamo ad un pdf allegato ad una   mail. In questo caso sia il committente che il fornitore devono stampare la propria fattura cartacea da conservare nei registri;
2. ci si può riferire alla cosidetta ‘conservazione sostitutiva’ delle fatture, cioé si digitalizza il documento cartaceo per  poter registrare la sua versione elettronica, facendo in modo che venga rispettato il principio di integrità ed autenticità del documento nel corso tempo così che la fattura mantenga la validità a livello fiscale. Si fa riferimento alla firma digitale oppure a sistemi EDI, sistemi di interscambio digitale dei dati;
3. la fatturazione elettronica vera e propria, in cui la fattura nasce e viene sempre gestita come file telematico, sia  per quanto riguarda l’invio che la conservazione.

Quest’ultimo punto è sicuramente il più interessante perché permette una gestione molto snella per gli imprenditori ed un risparmio di costi in termini di tempo e denaro che possono crescere esponenzialmente in base al numero di fatture emesse e/o ricevute in un anno (si pensi ai costi di stampa, archiviazione, gestione, comunicazione).

Quali sono le novità in materia?

In questi giorni si sta procedendo al vaglio di nuove regole che permettono di equiparare del tutto la fattura cartacea da quella elettronica. Non si vuol più far riferimento al documento stesso quanto al suo contenuto dando la possibilità  all’imprenditore di poter gestire come ritiene più opportuno il flusso documentale. L’importante è che ci sia sempre la perfetta corrispondenza tra quanto inserito in fattura rispetto all’operazione commerciale effettuata.
Allo stesso modo chi riceve la fattura potrà scegliere il formato preferito per la conservazione.
La fattura potrà essere quindi un pdf allegato alla mail di comunicazione, un file xml oppure un fax ricevuto direttamente  sul computer del destinatario. L’importante è che i due soggetti si mettano d’accordo sulle modalità di  trasmissione anche se come debba essere manifestata la volontà di ricevere la fattura elettronica non è ancora stato  specificato. Si ritiene quindi che possa valere anche il comportamento ‘concludente’ della contabilizzazione della fattura  ricevuta, ad esempio, via mail.

Ho parlato della perfetta corrispondenza dei dati rispetto all’operazione. Questi dati inoltre devono essere integri per tutta la durata della conservazione dei documenti, nel senso che l’imprenditore dovrà impedire che i file si possano ‘corrompere’ impendendo l’accesso ai dati e dovrà garantire che gli stessi non sono stati modificati nel tempo. Si ritiene che la semplice firma digitale apposta ad una fattura digitalizzata non assicuri completamente la veridicità dei dati contenuti nella fattura stessa.
Per poter quindi avvalersi della fatturazione elettronica in senso stretto (senza quindi digitalizzare i documento cartacei su cui apporre ogni volta la firma digitale) l’imprenditore dovrebbe mettere in atto un sistema di gestione che possa  permettere di confrontare i dati relativi all’operazione effettuata contenuti nella fattura elettronica con altri documenti che possano giustificarla, quali contratti, documenti di trasporto e quietanze di pagamento.
La fatturazione elettronica in questo caso diventa parte di un intero processo amministrativo volto alla dematerializzazione dei documenti ed alla gestione con le procedure ritenute più adatte allo scopo.
Questo è sicuramente un discorso molto interessante alla luce dei progressi informatici degli ultimi anni in campo amministrativo-contabile. Aspettiamo cosa ci dirà l’Europa inproposito.

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