Ormai è intenso l’uso della posta elettronica al posto della classica corrispondenza cartacea da parte di professionisti ed imprenditori, data la sua velocità e comodità nell’archiviazione dei messaggi (e della carta risparmiata).

Non tutti sanno però che i messaggi di posta elettronica aventi contenuto giuridico e/o commerciale costituiscono documenti informatici su cui ricade l’obbligo della conservazione sostitutiva.

Dice l’art. 2220 del Codice Civile (Conservazione delle scritture contabili):

• Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
• Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
• Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

Come sopra riportato l’obbligo di conservazione decennale riguarda i messaggi di rilevanza commerciale che impegnano l’imprenditore verso terzi soggetti, quindi sono esclusi i messaggi a contenuto non commerciale (ad es. newsletter, o messaggi privati dei dipendenti).

Questo perchè alle mail è stato riconosciuto valore probatorio assimilabile ai documenti cartacei (Leggi il Codice dell’Amministrazione Digitale qui).

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